Inloggen
Arbodocumentendatabase: uitwisseling, organisatie en volledigheidscontrole van documentatie
De module Documentendatabase is een gedeelde werkruimte voor het arboteam, vooral waardevol in bedrijven met meer dan één arbo-specialist en in outsourcingbureaus die veel klanten bedienen. U wisselt documenten uit, organiseert ze in sets en controleert of elke set compleet is.
Documentendatabase
BHP Panic-module
Een module voor het uitwisselen van documenten tussen medewerkers van de arbodienst. U kunt documenten in sets organiseren en ze van een status voorzien, afhankelijk van hoe compleet de set is.
In de praktijk gebruiken de meeste arboteams knelpuntgevoelige hulpmiddelen om documenten uit te wisselen: e-mails met bijlagen, netwerkmappen, Google Drive. Geen versiebeheer, geen statussen, geen audit: wie heeft wat wanneer gewijzigd. Tijdens een inspectie blijkt dat er drie versies van hetzelfde document op de schijf staan en niemand weet welke actueel is.
De documentendatabase in BHP Panic is een speciale module voor het uitwisselen en organiseren van arbodocumentatie. U organiseert bestanden in sets (bijvoorbeeld „Documentatie voor de werkplek van een draaier”, „Inwerkpakket voor een productiemedewerker”) en het systeem bewaakt de volledigheid en toont de statussen: Klaar / Bezig / Te doen.
Dit is de module die arbo-outsourcingbedrijven het meest waarderen: waar één arbo-specialist 10–30 klanten bedient en een orde nodig heeft die Excel niet biedt.
Wat de module bevat
- Opslagplaats voor arbodocumentatie met versiebeheer
- Documenten organiseren in thematische sets (bijvoorbeeld per werkplek of per inwerkpakket)
- Volledigheidsstatussen voor documentsets
- Documentuitwisseling tussen medewerkers van de arbodienst
- Volledig auditspoor: wie heeft wat wanneer gewijzigd
- Ondersteuning van samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer op het gebied van arbo
Veelgestelde vragen
- Is de documentendatabase gedeeld binnen het hele bedrijf?
Ja, alle gemachtigde personen binnen het account hebben toegang tot de gedeelde database. U kunt ook documentsets maken die zijn bestemd voor specifieke locaties, afdelingen of klanten. Dat is vooral waardevol voor outsourcingbedrijven die veel klanten tegelijk bedienen.
- Hoe controleer ik of een documentset compleet is?
Elke documentset heeft een status: Klaar / Bezig / Te doen. Zo kan de arbo-specialist aan collega's aangeven in welke fase de set zich bevindt.
- Welke bestandsformaten ondersteunt de documentendatabase?
De database accepteert alle formaten: pdf, Word, Excel, afbeeldingen. Bestanden worden in de cloud opgeslagen en zijn beschikbaar vanaf elk apparaat. Het systeem houdt een volledige audit van wijzigingen bij: wie wat heeft toegevoegd of gewijzigd, en wanneer.
Breng orde in de uitwisseling van arbodocumenten in één database
Plan een gratis demoFuncties en modules
Nieuw
Factorenregisters
De module Registers omvat de drie wettelijk verplichte registers: schadelijke factoren, biologische agentia en kankerverwekkende en mutagene stoffen, met documentversies, goedkeuring en bevestigingen van kennisname door werknemers.
Offline-app
Met de mobiele BHP Panic-app meldt u een arbeidsongeval en voert u een locatie-inspectie met checklist uit, ook als het apparaat geen internetverbinding heeft. De gegevens worden automatisch naar het systeem gestuurd zodra u weer bereik hebt.
Arbo-nieuws
De module Arbo-nieuws levert werknemers en arbo-specialisten actuele informatie over wijzigingen in arboregelgeving, resultaten van PIP-inspecties en branchenieuws, rechtstreeks in het systeem, zonder dat u externe bronnen hoeft af te zoeken.
Educatief materiaal
De module Educatief materiaal biedt kant-en-klare boekjes, posters en arbotrainingsmateriaal om te downloaden en in uw bedrijf te gebruiken, het maakt educatieve activiteiten eenvoudiger en helpt het veiligheidsbewustzijn van werknemers te vergroten.
Meldingen van werknemers
Met de module Meldingen van werknemers kunnen werknemers gevaren en onveilige situaties op de werkplek melden. Meldingen gaan naar de arbo-specialist, die corrigerende maatregelen kan plannen en volgen.
Rapporten
In deze module ziet u overzichten van ongevalscijfers, werknemers en naderende vervaldatums van trainingen en medische onderzoeken. U kunt ook e-mailmeldingen instellen die u herinneren aan naderende vervaldatums.
Persoonlijke beschermingsmiddelen
Houd bij welke uitrusting, beschermende kleding en andere PBM worden uitgegeven. Koppel beschermingsmiddelen aan werkplekken om eenvoudig te zien wat werknemers missen. Over naderende vervaldatums van beschermingsmiddelen ontvangt u meldingen per e-mail.
Trainingen
Met de arbotrainingsmodule beheert u inwerktrainingen en periodieke trainingen, genereert u automatisch de vereiste arbodocumentatie en geeft u trainingen via een meertalig e-learningplatform met uitgebreide toetsfunctionaliteit voor werknemers van verschillende nationaliteiten.
Risicobeoordeling (ORZ)
Met de module Risicobeoordeling (ORZ) maakt u risicobeoordelingen aan die aan een werkplek zijn gekoppeld en schat u risico's in met de methode PN-N-18002 (Poolse norm).
Ongevallen
Met de module voor arbeidsongevallen registreert, analyseert en behandelt u ongevallen op de werkplek. De module ondersteunt het documenteren van ongevalsonderzoeken en het bijhouden van de vereiste registratie.
