ModułyBaza dokumentów

Baza dokumentów BHP — wymiana, organizacja i kontrola kompletności dokumentacji

Moduł Baza dokumentów to wspólna przestrzeń pracy dla zespołu BHP — szczególnie cenna w firmach z więcej niż jednym behapowcem oraz w firmach outsourcingowych obsługujących wielu klientów. Wymieniasz dokumenty, organizujesz je w zestawy i kontrolujesz, czy każdy zestaw jest kompletny.

Baza dokumentów
Moduł BHP Panic
Baza dokumentów

Moduł wymiany dokumentów pomiędzy pracownikami służby BHP. Pozwala na organizowanie dokumentów w zestawy oraz oznaczanie ich za pomocą statusów zależnie od kompletności zestawu.

W praktyce większość służb BHP używa do wymiany dokumentów wąskich gardeł: maile z załącznikami, foldery sieciowe, dyski Google. Brak kontroli wersji, brak statusów, brak audytu — kto co zmienił i kiedy. W trakcie kontroli okazuje się, że na dysku są trzy wersje tego samego dokumentu i nikt nie wie, która jest aktualna.

Baza dokumentów w BHP Panic to dedykowany moduł wymiany i organizacji dokumentacji BHP. Pliki organizujesz w zestawy (np. „Dokumentacja stanowiska tokarza", „Pakiet onboarding pracownika produkcji"), a system pilnuje kompletności — pokazuje statusy: Zrobione / W trakcie / Do zrobienia.

To moduł, który najbardziej doceniają firmy outsourcingowe BHP — gdzie jeden behapowiec obsługuje 10–30 klientów i potrzebuje porządku, którego Excel nie zapewnia.

Co zawiera moduł

  • Repozytorium dokumentacji BHP z kontrolą wersji
  • Organizacja dokumentów w zestawy tematyczne (np. per stanowisko, per pakiet onboardingowy)
  • Statusy kompletności zestawów dokumentów
  • Wymiana dokumentów między pracownikami służby BHP
  • Pełna ścieżka audytowa — kto, kiedy i co zmienił
  • Wsparcie współpracy zleceniodawca–zleceniobiorca BHP
Tworzenie nowego zestawu dokumentów BHPWgrywanie dokumentów BHP do zestawu

Najczęściej zadawane pytania

Czy baza dokumentów jest wspólna dla całej firmy?

Tak — wszystkie osoby uprawnione w ramach konta mają dostęp do wspólnej bazy. Możesz też tworzyć zestawy dokumentów dedykowane konkretnym obiektom, działom lub klientom. To szczególnie cenne dla firm outsourcingowych obsługujących wielu klientów jednocześnie.

Jak sprawdzić, czy zestaw dokumentów jest kompletny?

Każdy zestaw dokumentów posiada status: Zrobione / W trakcie / Do zrobienia. Specjalista ds. BHP może w ten sposób zasygnalizować współpracownikom, na jakim etapie jest zestaw.

Jakie formaty plików obsługuje baza dokumentów?

Baza przyjmuje dowolne formaty — PDF, Word, Excel, obrazy. Pliki są przechowywane w chmurze i dostępne z każdego urządzenia. System prowadzi pełny audyt zmian: kto, kiedy i co dodał lub zmodyfikował.

Uporządkuj wymianę dokumentów BHP w jednej bazie

Umów bezpłatne demo

Program do BHP dla firm – zarządzanie bezpieczeństwem pracy w jednym systemie

Funkcje i moduły

Zarządzanie pracownikami
Zarządzanie pracownikami

Tworzenie profilu pracowników, gromadzenie podstawowych danych pracowniczych, informacje dotyczące zatrudnienia, planowanych i odbytych szkoleń, badań lekarskich oraz terminów ich ważności

Raporty
Raporty

W tym module zobaczysz zestawienia dotyczące wypadkowości, pracowników, i nadchodzących terminów wygasania szkoleń i badań. Ustawisz również powiadomienia na e-mail, które przypomną o zbliżających się terminach ważności.

Środki ochrony indywidualnej
Środki ochrony indywidualnej

Kontroluj wydawanie sprzętu, odzieży ochronnej i innych ŚOI – łącz środki ochrony ze stanowiskami, by łatwo zobaczyć, czego brakuje pracownikom. O najbliższych terminach ważności środków otrzymasz powiadomienia przez e-mail.

Szkolenia
Szkolenia

Moduł szkoleń BHP umożliwia zarządzanie szkoleniami wstępnymi i okresowymi, automatyczne generowanie wymaganej dokumentacji BHP oraz realizację szkoleń poprzez wielojęzyczną platformę e-learningową z rozszerzoną funkcjonalnością testów wiedzy dla pracowników różnych narodowości.

Ocena Ryzyka Zawodowego
Ocena Ryzyka Zawodowego

Moduł Ocena Ryzyka Zawodowego umożliwia tworzenie dokumentów ORZ przypisanych do stanowiska pracy oraz szacowanie ryzyka metodą PN-N-18002.

Wypadki
Wypadki

Moduł wypadków przy pracy umożliwia rejestrowanie, analizę oraz obsługę zdarzeń wypadkowych w zakładzie pracy. Zapewnia wsparcie w dokumentowaniu postępowań powypadkowych oraz prowadzeniu wymaganej ewidencji.

Instrukcje
Instrukcje

Moduł instrukcji umożliwia centralne zarządzanie instrukcjami ogólnymi, stanowiskowymi, maszyn oraz pomieszczeń, oraz publikowanie ich za pomocą kodów QR. Zapewnia uporządkowany dostęp do aktualnych instrukcji BHP dla pracowników i osób odpowiedzialnych za bezpieczeństwo.

Substancje i mieszaniny
Substancje i mieszaniny

Moduł wykazu substancji i mieszanin umożliwia prowadzenie centralnej ewidencji substancji chemicznych oraz mieszanin. Umożliwia generowanie skróconych instrukcji substancji chemicznych.

Zobacz wszystkie moduły
Logo BHP Panic
produkt firmy Logo CLOUDPANIC
CLOUDPANIC Sp. z o.o.
KRS: 0001095579
NIP: PL 725-234-17-67
ul. Henryka Sienkiewicza 85/87/8
90-057 Łódź
Przewiń do góry