Algemene informatie

Dit Privacybeleid bepaalt de regels voor de verwerking van persoonsgegevens in verband met het gebruik van het BHP Panic-systeem, dat wordt beheerd door CLOUDPANIC sp. z o.o. Dit document voldoet aan de informatieverplichting die voortvloeit uit art. 13 en 14 van Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 (AVG).

Verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens

De verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens is:

CLOUDPANIC sp. z o.o.
Maatschappelijk kapitaal: PLN 50.000
KRS (Poolse handelsregister): 0001095579
NIP (belastingnummer): PL 725-234-17-67
ul. Henryka Sienkiewicza 85/87/8
90-057 Łódź

Contact over de bescherming van persoonsgegevens verloopt via de contactgegevens op de website van de verwerkingsverantwoordelijke.

Aard van het
BHP Panic-systeem

Het BHP Panic-systeem is een IT-hulpmiddel ter ondersteuning van de uitvoering van processen op het gebied van veiligheid en gezondheid op het werk. De verwerkingsverantwoordelijke stelt het systeem op basis van een gesloten overeenkomst ter beschikking aan klanten.

Met betrekking tot persoonsgegevens die in het systeem worden verwerkt:

is de klant de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens van zijn werknemers en medewerkers,
treedt CLOUDPANIC sp. z o.o. op als verwerker, op basis van een verwerkersovereenkomst.

Reikwijdte van de
verwerkte gegevens

In het BHP Panic-systeem kunnen met name de volgende gegevens worden verwerkt:

voor- en achternaam,
contactgegevens (bijv. e-mailadres, telefoonnummer),
gegevens over de functie en het dienstverband,
gegevens over arbotrainingen, medische onderzoeken en bevoegdheden,
gegevens in arbodocumentatie, registers, protocollen en rapporten.

De reikwijdte van de gegevens hangt af van de configuratie van het systeem en de processen die de klant uitvoert.

Doeleinden en rechtsgrondslagen van de verwerking

Persoonsgegevens worden verwerkt met het oog op:

het verlenen van diensten binnen het BHP Panic-systeem,
het nakomen van de wettelijke verplichtingen van de klant die voortvloeien uit arbo- en arbeidsrecht,
het waarborgen van de beveiliging van het systeem en de gegevens,
het uitvoeren van met klanten gesloten overeenkomsten.

De rechtsgrondslag voor de verwerking van gegevens is met name:

art. 6 lid 1 onder b AVG (uitvoering van een overeenkomst),
art. 6 lid 1 onder c AVG (wettelijke verplichting),
art. 6 lid 1 onder f AVG (gerechtvaardigd belang van de verwerkingsverantwoordelijke).

Ontvangers van gegevens

Persoonsgegevens mogen uitsluitend worden doorgegeven aan:

gemachtigde werknemers en medewerkers van de verwerkingsverantwoordelijke,
entiteiten die IT-, hosting- of onderhoudsdiensten aan de verwerkingsverantwoordelijke verlenen,
andere entiteiten uitsluitend voor zover de wet dat vereist.

Gegevens worden niet doorgegeven aan derde landen, tenzij de klant in het kader van individuele afspraken anders beslist.

Bewaartermijn
van gegevens

Persoonsgegevens worden bewaard:

gedurende de looptijd van de overeenkomst met de klant,
en na afloop daarvan gedurende de door de wet vereiste tijd of de tijd die nodig is om eventuele vorderingen veilig te stellen.

Gedetailleerde bewaartermijnen van gegevens worden bepaald door de klant als verwerkingsverantwoordelijke.

Nieuwsbrief

Als u het betreffende vakje in het contactformulier (/formularz) aanvinkt, sturen wij een nieuwsbrief naar het door u opgegeven e-mailadres, met nieuws over het BHP Panic-systeem en tips over arbeidsveiligheid en gezondheid.
Categorieën gegevens: voor- en achternaam, e-mailadres, bedrijfsnaam; en de datum en tekst van de verleende toestemming, het adres van de pagina waarop deze is gegeven en het IP-adres, om de toestemming te kunnen aantonen.
Rechtsgrond: uw toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG). Toestemming is vrijwillig. Het niet verlenen ervan heeft geen invloed op het indienen en de afhandeling van uw aanvraag.
Ontvangers: wij delen de gegevens met Brevo, de aanbieder van onze e-maildienst, die als verwerker optreedt, en met de partijen genoemd in punt 6 van dit Beleid.
Bewaartermijn: tot u uw toestemming intrekt. Na intrekking kunnen wij de gegevens die de toestemming aantonen bewaren zolang dat nodig is om ons tegen mogelijke vorderingen te verweren (art. 6 lid 1 sub f AVG).
Toestemming intrekken: op elk moment, via de afmeldlink in de voettekst van elk bericht of door ons te schrijven op het adres dat op de website van de Verwerkingsverantwoordelijke staat. Intrekking laat de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking onverlet.
Voor aangelegenheden met betrekking tot de nieuwsbrief is CLOUDPANIC sp. z o.o. de verwerkingsverantwoordelijke voor uw gegevens, en wij behandelen de in punt 9 van dit Beleid genoemde rechten (inzage, rectificatie, wissing, beperking, overdraagbaarheid, bezwaar, klacht bij de voorzitter van de UODO) rechtstreeks, niet via de klant.

Rechten van betrokkenen

Personen van wie de gegevens worden verwerkt, hebben recht op:

toegang tot de gegevens,
rectificatie van de gegevens,
wissing of beperking van de verwerking,
bezwaar tegen de verwerking,
overdraagbaarheid van gegevens,
het indienen van een klacht bij de voorzitter van het Poolse bureau voor de bescherming van persoonsgegevens (UODO).

Voor gegevens die in het BHP Panic-systeem worden verwerkt, verloopt de uitoefening van rechten via de verwerkingsverantwoordelijke (de klant). Voor gegevens die via het contactformulier zijn verstrekt en voor de nieuwsbrief behandelen wij rechten rechtstreeks.

10.

Gegevensbeveiliging

De verwerkingsverantwoordelijke past passende technische en organisatorische maatregelen toe om de bescherming van persoonsgegevens te waarborgen, met name tegen verlies, onbevoegde toegang of inbreuk.

11.

Wijzigingen in het
Privacybeleid

De verwerkingsverantwoordelijke behoudt zich het recht voor het Privacybeleid te wijzigen. De actuele versie van het document wordt altijd gepubliceerd op de website van BHP Panic.

12.

Slotbepalingen

Dit Privacybeleid is van toepassing vanaf de dag van publicatie.